Что такое консульская легализация и для чего она необходима

Любой контакт с государственными органами другой страны или же с международной организацией (заключение договора, трудоустройство, поставка товара) требует предоставления целого пакета документов. А для этого их нужно перевести на язык принимающей стороны, заверить нотариально. И в отношении целого ряда документов есть ещё требование проведения процедуры легализации.

Она нужна для того, чтобы в другой стране признали официально документы, выданные в родном государстве. Легализация позволяет заверить компетенцию того органа, который составил такой документ, его полномочия, а также компетенцию лица, подписавшего эту официальную бумагу.

Легализация стандартно проводится 2 способами: постановка апостиля и консульская легализация. Первый вариант традиционно проще, занимает меньше времени. Фактически, нужно только, чтобы на документы был проставлен специальный штамп. Для значительного количества государств этого достаточно.

Однако консульская легализация подходит исключительно в том случае, если принимающая сторона присоединилась к Гаагской конвенции 1961, посвящённой взаимному признанию документации. А вот если этого сделано не было, то в таком случае нужно будет проходить через консульскую легализацию. Нужно отметить, что это — довольно сложная процедура, с которой трудно справиться исключительно своими силами. Поэтому если вам предстоит консульская легализация, необходимо обратиться к профессионалам.

Консульская легализация: этапы 

Если вы будете проводить консульскую легализацию через бюро переводов, то в таком случае документы пройдут через следующие стадии:

1. Перевод документации. Заодно специалисты проверят, всё ли правильно заполнено. Если документ вам выдан, например, с какими-то опечатками, проще всего заметить потенциальную проблему на первом этапе.
2. Нотариальное заверение. Если вы хотите представить документ в другой стране или же международной организации, без этого не обойтись. Для нотариального заверения перевод нужен непосредственно сам перевод и специалист, который его делал. Нотариус просто заверяет личность специалиста, работавшего над такой задачей, а также наличие у него профильной подготовки. Обойтись без нотариального перевода можно, если с документами разбирался присяжный переводчик. В таком случае он и перевод выполнит, и всё заверит, так как у него есть соответствующие полномочия.
3. Подача документа в профильное ведомство. Например, если речь идёт о дипломе, то его нужно предоставить в министерство образования. А если это решение суда, то в министерство юстиции. По такому же принципу всё решается с другими ведомствами. Обращаться можно в территориальное отделение, которое к вам ближе, если оно вообще имеется.
4. Дальше документ в любом случае отправляется в министерство юстиции. Его там внимательно изучают.
5. Следующий этап — заверение в МИДе.
6. Дальше документация отправляется в консульство или в посольство принимающей стороны.
7. Вам выдают документы, прошедшие консульскую легализацию.

Как видите, процедура довольно длительная, хлопотная, занимающая время. Поэтому её лучше всего делегировать профессионалам. 

Важный момент: при обращении в бюро переводом специалисты предлагают в первую очередь сделать перевод и нотариально его заверить, а потом уже легализовать все документы. Но в целом проводить через консульскую легализацию можно и просто сам оригинал документа, а потом уже всё переводить. Просто описанный выше вариант надёжнее, так как у принимающей стороны при проведении легализации этим способом точно не возникнут претензии по поводу того, какой статус у перевода.

Консульская легализация: отказ 

Одна из проблем консульской легализации связана с тем, что вы рискуете столкнуться с отказом. Причём это возможно и середине всей процедуры, и самом конце, и даже на последнем этапе. Причины отказа бывают разными, но среди самых популярных можно назвать следующее:

• документ в принципе не подлежит консульской легализации (это касается бухгалтерской отчётности, например, или удостоверения личности);
• у официальной бумаги истёк срок годности. Такое тоже возможно. Поэтому если вам предстоит пройти процедуру консульской легализации, документ необходимо оформлять непосредственно перед началом всего процесса;
• бумагу выдало лицо, у которой нет на это полномочий (или организация). Подобное нередко случается при мошенничестве, причём человек чаще всего становится его жертвой;
• документ довольно сильно повреждён, нет возможности понять его содержание;
• в тексте официальной бумаги содержатся отсылки на нормы, которые устарели. Это вполне возможно, поскольку консульская легализация, как уже и говорилось, длительный процесс. Поэтому пока документ передаётся из инстанцию в инстанцию, что-то может прекратить своё действие;
• помарки, опечатки, ошибки. Как правило, что-то подобное замечают сразу. Однако встречаются и исключения;
• документ составлен с нарушением внутренней логики, нет единообразия. Например, написание фамилии клиента постоянно меняется в тексте такой официальной бумаги.

Оснований для отказа много. Далеко не всё можно проконтролировать (например, изменения в законодательстве — нельзя). Однако у вас есть серьёзная возможность уменьшить вероятность отказа, если вы сначала предоставите профессионалам возможность внимательно изучить документацию на предмет противоречий, ошибок и прочего.

Что нужно знать о консульской легализации? 

Несмотря на то, что в ряде стран электронный документооборот становится всё популярнее, консульская легализация проводится с бумажными документами. Поэтому стоит заранее позаботиться о том, чтобы они физически не пострадали. Помните, что в противном случае вам придётся начинать всю процедуру легализации сначала. А если вы запутались в том, что делать при необходимости организовать консульскую легализацию, просто доверьтесь профессионалам.